Как не запутаться в клиентах?

Здравствуйте, уважаемые форумчане.

Вопрос у меня назревал давно, а сейчас в голове сложилась уже такая путанница, что мозг начинает плавиться.

Если коротко - клиентов (бывших, существующих, потенциальных, "отложенных") становится слишком много. Раньше я сам успевал обслуживать 5-10 сайтов.

Сейчас, когда текущих сайтов перевалило за 20, в архиве их ещё около 50, "на будущее" их ещё несколько десятков, а общее количество контрагентов переваливает за 200 - я не знаю, как на всё разорваться.

Со всех сторон звонят с мелкими просьбами (за которые деньги-то брать стыдно). Также звонят проконсультироваться, либо подвиснуть на телефоне на полчасика.

У меня небольшое количество работников в офисе. Они также загружены.

Я начиняю чувствовать, что как руководитель я уже не справляюсь, так как и денег нет взять новых сотрудников на работу (с другой стороны деньги появятся если предложить существующим клиентам разных мелких услуг), а перевести работу на методичную отработку инструкций (так чтобы у сотрудников даже не было нужды включать голову) - не получается.

Есть, конечно, замечательное слово "веб-студия", что означает место, где набирают штуки 3 заказов на 3 месяца вперёд при общей сумме в 1млн, и работают себе тихонько. Однако, таких заказчиков на всех не хватит, а основная масса - это мелкие предприниматели и фирмы, которые готовы платить в месяц по 3-20т.р., то есть копейки. Я бы даже так сказал: двадцать тысяч в месяц?! Нет, "у нас есть максимум 8".

Как взяться за работу таким образом, чтобы всё успеть? Видел на job.ru и других сайтах всякие пока что диковинные для меня вакансии вроде "офис-менеджер", "менеджер по работе с клиентами\проектами", в чьи обязанности входит составление календаря встреч, обзвон клиентов (с целью что-то предложить, напомнить о себе, поздравить с д\р).

Пока что ощущение у меня такое, что решение проблемы кроется в том, чтобы найти нормальный инструмент, например, удобную CRM систему, а то до сих пор в экселях сидим, а клиентов всех по памяти помним ;)

...Ну или всё-таки взять на работу ещё 1-2 человек, которые будут контролировать проекты и будут нацелены на _завершение_ любой задачи.

Вариант сменить начальника не катит :)

А вы сталкивались с подобной проблемой роста? Вы можете что-то посоветовать?

---------- Добавлено 23.06.2014 в 19:00 ----------

Добавлю. Не представляю вообще, как работают конторы вроде Мегагруппа или Фабрики сайтов, с их тысячами клиентов... В идеале ведь клиентам важно внимание, отчёт о каждом шаге в выполнении работы. Как они всё это умудряются проводить я не представляю.

Сам про некоторых заказчиков забываю на 2-3 месяца.... А когда их, допустим, сотня, что тогда?!