Обмен актами с клиентами: как лучше организовать?

Ежемесячно нам требуется услуга обмена закрывающими документами с нашими клиентами.

Как все в идеале должно происходить:

1) В начале каждого месяца мы готовим акты за предыдущий месяц в электронном виде и оправляем клиентам на e-mail'ы.

2) Клиенты распечатывают/подписывают свои экземпляры, оставляют у секретаря.

3) Мы распечатываем и подписываем свои экземпляры.

4) Менеджер обзванивает всех клиентов и удостоверяется, что клиенты все подготовили.

5) Следующим этапом хотелось бы видеть такой: раз в месяц к нам в офис приезжает курьер, забирает пачкой все готовые документы, развозит по клиентам, где отдает подписанные нами экземпляры и забирает подписанные клиентами экземпляры, а потом пачкой привозит нам подписанные клиентами документы.

Вопросы:

1) Есть ли у Вас успешный опыт работы по подобной схеме?

2) Услугами каких курьерских служб вы пользовались (интересует именно услуга доставки туда-обратно, причем обратно к нам нужно ехать только когда собрана вся пачка документов от всех клиентов)?

3) Какие еще успешные схемы обмена закрывающими документами вы можете посоветовать?