Нужно оптимизировать работу 5-10 удаленщиков. Какие идеи?

Сделайте корпоративный сайт, где все это будет реализовано. Соответственно, задания и отчеты о их выполнении тоже должны проходить через сайт

Кроме как сайт - ничего в голову и не приходит больше.

Насчет совместной работы, погуглите как хостеры с тикетами работают, например.

По заданиям система онлайновая, задача выставляется админом и рассылается по исполнителям.

Что вы имеете в виду под словом "сайт"? Писать с нуля внутрекорпоративную систему?

Наверное можно использовать закрытый форум при работе со своими сотрудниками, а с клиентами скорее всего нужно кукую нибудь тикет-систему прикручивать

OTRS (Open Tickets Request System) вроде как подойдет.

MS SharePoint - можно синхронизировать с Аутлуком 2007

http://hosting.parking.ru/text.aspx?s=wss

Берется в аренду. Медленный суппорт у паркинга

IPI.MANAGER - вроде тоже можно синхронизировать с Аутлуком

http://www.ipi-manager.ru/ru/

Ставится на свой сервер. Суппорт IPI отличный

У гугла не так давно появился бесплатный аналог, но пока на английском.

Тикет систем попроще множетсво, если нужно накидаю неплохие варианты

http://www.bugzilla.org/

и исполнителей и клиентов туда можно засунуть

для этого подходит

http://www.stuffedguys.com/products/factory/

У меня идея возникает только одна, написать управляющую программу которая бы работала через Интернет. И чем более программа будет заточена под ваши конкретные потребности, тем она более будет эффективна.

RT3 - http://bestpractical.com/